关于进一步加强学生学业预警档案管理工作的通知

时间:2017-05-31作者:佚名文章来源:本站原创浏览:290

各院系(部):
  根据《黑龙江省普通高等学校学生学业预警与援助工作意见》和《哈尔滨工程大学本科生学业预警与援助计划实施办法》文件要,现就进一步加强学籍预警档案管理工作要求如下:
  一、要高度重视学生学业预警档案管理工作。加强学生学业预警档案工作,深入贯彻相关文件精神,进一步提高认识,严格措施,积极做好档案管理工作,提高档案管理水平。
  二、建立健全学生学业预警与援助工作档案管理制度。学业预警与援助工作档案管理制度应包括立档、归档、保管、利用等相关制度。要建立健全学业预警学生个人档案,预警档案要用档案袋装好,档案袋上要贴上档案清单。
  三、要明确专人负责,单独保管学生学业预警档案。各单位要指派专人负责,指定专门地点单独保管学生学业预警档案。
  四、要建立学业预警学生电子信息库。各单位要全面掌握预警学生信息,建立健全学业预警学生电子信息库。要做到全面铺开,不遗漏一个预警学生。预警信息库模板见附件。
  五、实行预警援助责任追究制。各单位按本通知要求切实做好学生学业预警档案管理工作,凡应采取预警措施而未及时处理导致后果的,将追究相关院系和责任人的责任。
  六、学校拟于近期开展学生学业预警档案检查工作,抽查情况如下:
  1.抽查范围
  此次抽查针对因成绩原因留降级学生、2016春季学期抽查学生和挂三科学生。
  2.抽查档案要求
  抽查档案应包括《学生学业预警通知书》、《学生学业预警与援助谈话记录表》、《学业预警学生家长通知确认单》、《学生档案交接清单》(挂三科学生未降级,不抽查此项)、《学习计划书》等5项材料。另外,除《学生档案交接清单》外,抽查档案只限2016年12月1日至2017年6月5日期间所开展预警工作的档案。其他年度档案不在抽查范围。
  3. 请各单位于6月5日11:00下班前将学业预警学生电子信息库报送学工处,邮箱:yeziding@hrbeu.edu.cn。
  4.联系人:叶紫丁,联系电话:82569839。