关于做好2017年迎新工作的通知

时间:2017-07-17作者:文章来源:学工浏览:13


各处级单位:
  2017年我校计划招收本科生4100人,硕士研究生2582人,博士研究生420人。为方便新生入学报到,学校采用互联网数字迎新系统报到,不再设置集中迎新现场。现就有关事宜通知如下:
  一、迎新机构设置
  学校成立迎新工作领导小组:
  组 长:夏桂华
  牵头单位:学生工作处
  成员单位:党政办公室、宣传部、校团委、研究生院、本科生院、财务处、国资处、安全保卫处、校友办(基金会)、信息化处、档案馆(哈军工纪念馆)、校医院、后勤集团、国防教育学院、图书馆、各院系。
  各院系成立以分党委(党总支)书记任组长、分管学生工作负责人任副组长的迎新工作领导小组。
  二、迎新时间及地点
  1.研究生迎新时间:
  8月26日报到,8月27日开学典礼。
  2.本科生迎新时间:
  本科生8月26、27日报到。各迎新有关单位按照往年惯例,迎新工作8月25日开始。8月28日开学典礼。
  3.迎新地点:
  本科生直接到所在公寓报到。研究生直接到各院系学工办报到。
  三、工作职责及分工
  (一)学生工作处:
  1.负责迎新工作总体协调与督办。
  2.负责迎新工作方案的制定与发布。
  3.负责迎新数据的统计与发布。每天17点,学工处统计学生报到情况,负责向校领导汇报。
  4.负责迎新安全预案和工作总结。
  5.负责配合后勤集团做好哈尔滨东站、哈尔滨西站的本科新生接站工作。
  6.负责督促各院系与后勤集团对接,配合后勤集团做好分配新生寝室工作。
  7.负责向本科生院提供新生入学须知。
  8.负责校内路牌和交通引导标识设置和维护。
  (二)研究生院:
  1.负责向信息化处传送研究生新生数据(已提供)。
  2.负责配合学工处举行研究生开学典礼相关工作。
  (三)本科生院:
  1.负责8月4日前向信息化处传送本科生新生数据。
  2.负责配合学工处举行本科生开学典礼相关工作。
  (四)党政办公室:
  负责协调校领导参加本科生、研究生开学典礼,准备校长讲话稿。
  (五)信息化处:
  1.负责提供新生互联网数字迎新平台。
  2.负责完成互联网数字迎新平台使用培训与咨询服务。
  3.负责新生公寓内WIFI建设。
  4.负责新生“校园一卡通”的制作与发放。
  5.负责向后勤集团、各院系和学工处提供2017级本科生、研究生相关数据。
  6.负责8月24日向校友办提供账号查询新生绿色通道办理名单。
  7.负责为各学院配备并调试扫码枪。
  8.负责为校医院发放扫码枪6部。
  9.负责为后勤集团发放扫码枪6部。
  10.各院系、校医院、后勤集团8月24日9:30—11:30到逸夫馆209房间,领取扫码器。
  (六)财务处:
  1.负责学费、住宿费、校园卡预存费、后勤代购被品、被品清洗费等费用的网上(代)收缴与划转工作。
  2.在主楼1楼财务大厅为学生提供财务咨询服务。
  (七)校医院:
  1.负责8月25日-27日期间新生体检工作。
  2.负责迎新期间学生及迎新人员医疗保障及暑热防护工作。
  3.负责组织学生办理基本及补充医疗保险。8月25、26日办理本科生医疗保险。8月27日办理研究生医疗保险。
  4.负责8月22日下午14:30校医院5楼520医务科14:30发放体检单。
  (七)国资处:
  1.负责8月24日上午9点,提供10套黄色老式长条桌、20个黄色老式长条凳子、8个就业招聘用桌子摆放于启航活动中心阳光大厅,用于发放军训服装。
  2.负责8月24日上午9点,提供10套黄色老式长条桌椅,用于发放“爱心生活大礼包”等事项。
  3.负责8月24日上午9点,提供10套黄色老式长条桌椅,用于出版社迎新相关事务。
  4.负责8月24日上午9点,提供10套黄色老式长条桌椅,摆放于校医院门口。
  (八)后勤集团:
  1.负责与各院系对接,做好新生寝室分配工作。8月10日前与各院系共同完成核对新生住宿房源信息(含男女生)。协助部分院系解决新生寝室房源不足的问题。8月11日收集、核对各院系新生分配寝室情况表。8月12日前向信息化处提供新生分配寝室情况表。
  2.负责做好哈尔滨东站、哈尔滨西站的本科新生接站工作,并制作接站牌、条幅和宣传指示牌。并在每辆车上安排一名学生志愿者,负责引导车辆进入校园,按照指定路线停靠。
  3.负责公寓周边楼宇卫生间开放与提示。
  4.负责公寓内部超市商户管理,严禁到学生房间推销及室外占道销售。
  5.负责公寓楼内环境与卫生保洁。
  6.负责将新生寝室钥匙、寝室铁柜钥匙发放给各院系。
  7.8月24日10:00前,负责为各院系在新生公寓所设立的咨询处,提供桌椅,提供电源。
  8.负责管制外来人员进出公寓。
  9.负责9月15日之后受理在职研究生申请宿舍。
  10.负责8月25日至27日开放第一浴池(15公寓地下)、第二浴池(16公寓地下),开放时间为10:00—21:00。
  11.负责8月25日至27日期间美食城、美食广场正常营业。美食城一层、美食广场一层营业至21点。为无卡人员提供就餐服务。
  12.负责在启航剧场前、十公寓前、奥列霍夫广场、校医院后身设立助学超市服务点。
  (九)安全保卫处:
  1.负责校园巡查,清理校园内私设的各类销售摊位,维护校园秩序。
  2.负责交通疏导和停车引导,重点做好各公寓周边交通疏导工作。
  3.负责迎新期间校园治安工作。
  4.负责迎新后,按照院系顺序做好学生户口迁移工作。
  (十)宣传部:
  1.负责统筹做好迎新宣传工作,营造简朴热烈的迎新氛围。
  2.负责发放迎新专刊。
  3.负责审查迎新宣传内容。
  (十一)校团委:
  1.负责迎新期间“船舶博物馆”的开放与讲解工作。
  2.负责迎新期间在各个校门安设迎新志愿者引导点工作。
  3.负责审核迎新期间条幅内容。
  4.负责开放创立方。
  (十二)档案馆(哈军工纪念馆):
  负责迎新期间哈军工纪念馆的开放与讲解工作。
  (十三)国防教育学院:
  1.负责组织国防生志愿者。
  2.负责2017级本科生军训筹备。
  3.负责在8月25-27日组织军训服装现场销售工作。
  4.负责设立女生试衣间(启航活动中心139)。
  (十四)校友办(基金会):
  负责在8月25-27日8:30—17:30为贫困学生发放“爱心生活大礼包”工作。
  (十五)出版社教材中心
  负责8月25-27日在启航活动中心阳光大厅收取新生教材款。
  (十六)图书馆
  负责8月25-27日,引导新生参观图书馆,并进行使用讲解。组织迎新阅读活动。
  (十七)各院系:
  1.负责后勤集团对接,8月10日前与后勤集团共同完成核对新生住宿房源信息。做好本院系新生住宿房间分配工作,8月11日前完成,报后勤集团。
  2.负责7月7日前选定  “新生导航员”人员,并择期开展培训.
  3.负责本科生、研究生新生报到工作。
  4.负责新生入学教育工作。
  5.负责组织督促学生体检。
  6.负责在本科生公寓设置咨询处(男生公寓一处、女生公寓一处,共两处),本科新生直接到宿舍楼报到,由各院系新生导航员负责接待。研究生到各院系学工办报到。
  7.各院系新生导航员在咨询处引导学生完成扫码报到环节。每个学院发放3部扫码器(男生公寓一部、女生公寓一部、各院系学工办一部)。
  8.负责安排新生导航员8月25日至27日夜间值班,每个学院安排两名值班负责人(男女生各一名),值班地点、值班人员各院系自行确定并报学工处备案,值班时间18:30—22:00。
  9.各院系负责提醒家长不要长时间停留寝室或过夜。
  三、工作要求
  1.  8月14日本科生、研究生数字迎新平台开通。新生于8月14日登陆“数字迎新系统”  (http://yx.hrbeu.edu.cn)按要求填报各类信息。各院系根据迎新系统新生填报情况,要求新生导航员及时提醒新生登陆系统。
  2.本年度不设集中迎新现场,本科新生直接到宿舍楼报到,研究生到各院系学工办报到。
  3.本科生新生由新生导航员负责接待,各院系新生导航员在各公寓设立的咨询处引导学生完成扫码报到环节。注意不能在咨询处开展办理学生证、发放物品等工作,已避免出现人流拥堵的现象。需要发放物品和办理的事务,由新生导航员到新生寝室办理。
  4.新生导航员在各新生公寓寝室接待新生并负责发放“校园生活百宝箱”,宝箱内容包括:校园一卡通、寝室钥匙、寝室铁柜钥匙、体检单、后勤集团提供的“下车面”券。学生拿到钥匙后,请及时清点行李柜中物品。
  5.信息化处牵头,学工处、后勤集团配合,于迎新前召开数字迎新平台培训,各院系新生辅导员,后勤公寓(新生)管理员,及相关单位实际操控人员参会学习。
  6.对于提前报到以及迎新期间22:00之后报到的新生,后勤集团视情况安排住宿。延迟报到的新生,由各院系指导新生到相关部门补办入学手续。
  7.为切实方便学生和家长,避免让新生“反复跑、绕圈跑”,学工处负责主动沟通协调,切实做好新生入学报到流程的设计与推演工作,保证新生顺利入学。
  8.8月25日-8月27日期间不允许在宿舍楼内、外有流动商贩摆摊售货。请各院系提前加强学生的教育和引导,共同维护校园秩序。

  附件:1.本科生报到流程图
     2.研究生迎新系统信息流转时间节点
     3.本科生迎新系统信息流转时间节点


     校内报警  电话:82519999
     学校总值班 电话:82519212  
     迎新联络人 叶紫丁 电话:82569839